Tutte le attività aziendali devono essere finalizzate alla soddisfazione delle esigenze dei clienti, sia interni che esterni. Il flusso di produzione e il flusso di informazioni devono perciò avere le stesse caratteristiche:

• Essere utili
• Scorrere senza ostacoli
• Evitare sprechi di tempo, risorse, energie.

Gestire correttamente il flusso di informazioni è il migliore strumento a disposizione per rendere la produzione fluida e per essere sicuri che in ogni momento il collaboratore sia consapevole dei compiti che è tenuto a svolgere.

Inoltre, l’abbondanza di informazioni può essere dannosa quanto la mancanza. Servono perciò non solo ordine ma anche standardizzazione nella raccolta dati.

Le tecnologie informatiche sono il principale alleato nella gestione fluida delle informazioni e nell’eliminazione degli ostacoli legati all’informazione: la digitalizzazione aiuta ad abbattere, tempi di consultazione e di reperimento delle informazioni, errori di trascrizione, duplicazione del lavoro.

Quando si definisce il flusso informativo che crea valore aggiunto si deve tener conto di mettere a disposizione le stesse informazioni per molteplici obiettivi e quindi è bene pensare a migliorare:

• in modo verticale, ovvero dalla dirigenza fino alle aree operative;
• in modo orizzontale, ovvero tra i singoli reparti;
• dall’interno all’esterno dell’azienda.